Příprava celkové inventury
Vyjma dílčích inventur je zapotřebí v přípravném období celkové inventury provést nezbytné kontroly a respektovat dílčí omezení.
Prodejní a nákupní doklady
Všechny dále zmíněné doklady mají být zpracovány. V období inventury se do nich nesmí zasahovat:
| Kontrola | Postup |
|---|---|
| Prodejní objednávky | Jsou ve stavu dodané a vyfakturované. Mohou zůstat pouze objednávky, které se budou dodávat až v období po inventuře. |
| Nákupní objednávky | Jsou ve stavu přijaté a vyfakturované. Mohou zůstat pouze objednávky, které se budou přijímat až v období po inventuře. Pokud dodavatel nezašle včas nákupní fakturu na dodané zboží, doporučuje se příjem dočasně vyfakturovat na číslo účtu nákupu. |
| Objednávky transferu | Jsou ve stavu dodané a přijaté. Mohou zůstat pouze objednávky transferu, které se budou dodávat a přijímat až v období po inventuře. |
| Prodejní dobropisy a prodejní vratky | Jsou ve stavu přijaté a vyfakturované. Mohou zůstat pouze doklady, které se budou přijímat až v období po inventuře. |
| Nákupní dobropisy a nákupní vratky | Jsou ve stavu dodané a vyfakturované. Mohou zůstat pouze doklady, které se budou dodávvat až v období po inventuře. |
| Prodejní faktury se zbožím | Jsou ve stavu dodané a vyfakturované. Mohou zůstat pouze doklady, které se budou dodávvat až v období po inventuře. |
| Deníky zboží a deníky přeřazení | Doporučeno je mít deníky zaúčtované nebo jejich nezpracované řádky smazat. |
| Výrobní zakázky | Dokončit výrobu na všech výrobních zakázkách a jejich řádcích, aby byl na skladě správný počet výrobků a došlo ke spotřebě materiálu a polotovarů. Zakázky jsou pak správně doceněny. U zakázek, které budou pokračovat, je možné vytvořit následnou VZ na zbytkové množství s odkazem na původní VZ. |
| Montážní zakázky | Dokončit výrobu na všech montážních zakázkách a jejich řádcích, aby byl na skladě správný počet výrobků a došlo ke spotřebě materiálu. |
Karty zboží a adjustace nákladů
| Akce | Postup | |
|---|---|---|
| Adjustace nákladů - položky zboží | Provést jednorázovou adjustaci nákladů pro všechny karty zboží. V přehledu zboží lze filtrem zkontrolovat na kartách zboží pole Náklady jsou upraveny = ANO. | |
| Účtování nákladů na zboží | Spustit, pokud není nastaveno automatické účtování nákladů. V přehledu zboží lze filtrem zkontrolovat na kartách zboží pole Náklady jsou zaúčtovány = ANO. |
⚠️ Během procesu inventury nesmí docházet ke změnám stavu skladu účtováním výše zmíněných dokladů. Dále se sleduje, aby skladová zásoba měla správné náklady.
Stanovení inventurních skupin a příprava techniky
Vedení fimy stanoví termín fyzické inventury, během které nesmí docházet ke skladovým pohybům
Vedení firmy jmenuje vedoucího inventury, který ustanoví inventurní tým.
Vedoucí inventury stanoví strategii inventury (inventurní skupiny a jim přidělené části skladu).
Vedoucí inventury zajistí pro inventurní skupiny potřebnou techniku, především:
- čtečky HHT nebo tablety či telefony s instalovanou aplikací
- vysoko-zdvižnou techniku pro kontrolu horních pater
- tužky, papíry, polepky a podobně
Počáteční stavy inventury a kontrola na účetnictví
Po dokončení práce s doklady, viz. Prodejní a nákupní doklady, je možné vytvořit inventurní seznamy a provést kontrolu počátečních stavů. Pracuje se následujícím doporučeným postupem:
Založení Objednávky fyzické inventury
V seznamu Objednávky fyzické inventury se plánovaná inventura založí tlačítkem Nový. Založí se karta Objednávky fyzické inventury s hlavičkou a řádky. Na založené hlavičce Objednávky fyzické inventury, se vyplní:
| Pole | Postup |
|---|---|
| Číslo | Poklepem na pole se přiřadí číslo Objednávky fyzické inventury z číselné řady. |
| Popis | Vyplní se základní popis inventury (obykle obsahuje rozsah "Inventura"/"Dílčí inventura", Lokace a Datum nebo období inventury, např. INV_HLAVNI_2020). |
| Kód lokace | Vybrat kód lokace ze seznamu, která se inventarizovat. Pokud je plánována inventura více lokací, musí mít každá lokace vlastní Objednávku inventury. |
| Osoba odpovědná | Vybrat ze seznamu Zaměstnanci pracovníka , odpovědného za inventuru, obvykle vedoucího inventury. |
| Datum objednávky | Datum, ke kterému se inventura provádí. |
| Zúčtovací datum | Datum, ke kterému se inventura účtuje, pokud se závěr inventury účtuje v Objednávce fyzické inventury (např. 31.12.rrrr pro inventury konce roku). |
| Dimenze1 Kód, Dimenze2 Kód | Oodle nastavení globálních dimnezí 1 a 2 se vyplní dimenze, pod kterými se budou účtovat inventurní rozdíly. |
| Navrhnout celý obsah manipulačních jednotek | Pokud lokace používá Manipulační jednotky z modulu Essence Řízené sklady, nastavit na ANO. Pokud se nepoužívají , nastavit NE. |
| Úroveň detailu | Pokud lokace používá Manipulační jednotky z Essence řízené sklady, nastavit volbu na HU, jinak ponechat prázdné. |
Řádky Objednávky fyzické inventury se naplní funkcí Výpočet řádků. Pro plnění řádků s v hlavičce doporučuje následujcí nastavení:
| Pole | Postup |
|---|---|
| Vypočítat očekávané mn. | Zapnout na ANO, vyplní se množství evidované pro přihrádku, případně Manipulační jednotku. Vedoucí inventury pak má přehled očekávaného versus inventarizovaného množství. |
| Zboží, které není skladem | Zapnout na NE, do inventury se vyplní pouze řádky , kde je očekávaná zásoba zboží. |
| Filtr Zboží | Možno zadat filtry na konkrétní zboží nebo jeho skupiny. Vhodnost použítí pouze pro dílčí inventury. |
| Filtrovat součty dle | Použít pouze pro dílčí inventury a průběžné kontroly. |
Tlačítekm OK se naplní Objednávka fyzické inventury očekávaným stavem po jednotlivých řádcích, rozpadem za Zboží + Varianta + Přihrádka + (MJ).
⚠️ pokud některé zboží obsahuje šarže(LOT) nebo seriová šísla (SN), nebudou řádky rozpadeny podle nich. Ve sloupci Použito sledování je nastavena hodnota na ANO a ve sloupci Očekávané množství sledovaného zb. je rozklikem na množství zobrazen stav po jednotlivých šaržích nebo SN.
Kontrola na účetní stav zásob
Tato kontrola má význam pouze v případě inventury celé lokace. V informačním okně pod řádky inventury je zobrazena hodnota Celková očekávaná cena. Tato hodnota v domácí měně (CZK) vypočítává celkovou hodnotu očekávaného stavu zásob. Tuto hodnotu kontrolujeme na účetní stav zásoby lokace, kterou zjistíme např. sestavou Hodnota zásob s filtrem na Lokaci.
Vytvoření Záznamů fyzické inventury
Z vygenerovaných řádků v Objednávce fyzické inventury (celkový inventurní seznam skladu) se postupně vytváří tzv. Záznamy fyzické inventury , což jsou dílčí části inventury, jak je budou fyzicky provádět jednotlivé skupiny nebo jedinci. K těmto dílčím částem inventury existuje i podpora zpracování přes HHT terminály-čtečky.
Doporučený postup vytváření záznanmů je následující:
| Pole | Postup |
|---|---|
| Příprava inventurního plánu | Podle inventurního plánu se lokace rozdělí na dílčí části podle přihrádek, které budou inventarizovány. Obvykle jsou to celé řady nebo uličky ve skladu. |
| Vytvoření Záznamu fyzické inventury | Pomocí funkce Vytvořit nový záznam s nastavením polí: |
| pole Pouze řádky, které nejsou v záznamech | Nastavit na ANO, toto nastavení zajišťuje, že se nebude generovat řádek záznamu, který je již na jiném záznamu. |
| pole Povolit záznamy bez objednávky | Nastavit na ANO, toto nastavení zajišťuje,že do záznamů můžeme přidávat i nové řádky pro naplnění z důvodů záměn nebo nalezení inventurních přebytků. |
| sekce Filtr - hlavička objednávky | Ponechát přednastavené číslo objednávky. |
| sekci Filtr - řádek objednávky | nastavit filtry na: |
| pole filtru Kód přihrádky | Podle rozsahu inventarizovaných příhrádek, např. v případě řady 01 bude filtr na "01*". |
| pole filtru Číslo přihrádky manipulační jednotky | Podle rozsahu inventarizovaných příhrádek, např. v případě řady 01 bude filtr na "01*". |
| Vytvoření Záznam fyzické inventury | Záznam vytvoříme pomocí funkce Vytvořit nový záznam. |
| další záznamy | Opakujeme, dokud nevytvoříme Záznamy fyzické inventury pro všechny přihrádky skladu. |
⚠️ při vytváření záznamů nezapomeneme i na přihrádky PRIJEM, VYDEJ a další pomocné přihrádky ve skladu, které taktéž mohou obsahovat zásobu (např. nezaskladněné zboží na příjmu nebo nedodané vychystané zboží na výdeji).
Kontrola vytvoření Záznamů fyzické inventury všech přihrádek a MJ
Na Objednávce fyzické inventury-řádky si zobrazíme sloupec Na řádcích záznamu. Všechny řádky mají mít hodnotu ANO, což ověříme např. filtrem na tento sloupec.
Tisky inventurních seznamů
Pokud budou podklady k inventuře pro pracovníky v tištěné formě, pro každý Záznam fyzické inventury vytiskneme sestavu Záznam fyzické inventury funkcí Tisk. Do sestavy budou pracovníci zapisovat ve sloupci Množství inventurou nalezené množství zboží pro řádek sestavy.